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你需要更有效率的管理大學生活的時間嗎?

這是某位同學給我的留言。
沒有錯,在這些年我所見到的大學生問題當中,最嚴重的問題確實就是這個──「欠缺時間管理的能力」。
 
很多人不是莫名其妙的把整個晚上耗在網拍、電玩、MSNBBS上,就是任憑整個人陷溺在心情低潮什麼事都不做;更奇怪的是,還有很多人是忙著在強迫別人照自己的價值觀過日子,結果最後連自己的日子也沒過好……
 
所以,要說欠缺時間管理能力是大學生的通病,我是不會反對的。
但是,檢討出這是通病,只能說明這問題是普遍性的存在於大學生身上,並無法根本解決那個惡性循環。這就好像保護自我人身安全雖然是人類普遍性的本能,但自衛殺人還是犯法。那麼,到底要如何解決無法有效管理時間的問題呢?


經過一番資料搜尋與閱讀,在下想建議這位同學可以試著這樣做:
(為體貼同學不愛長文,下文已用粗體顏色字標明重點,請勿因文章太長而放棄閱讀)
 
一、記錄自己目前的時間運用
這是為了實際瞭解自己究竟把時間花費在做那些事,這樣自己會更容易調整時間分配,也更容易感受到自己時間管理方面的改變成果。
參考表格:
日期
              日星期     
 
生活事項
活動時間長度
1
交通路線
         分鐘
2
用餐、洗澡
         分鐘
3
打電話、上網、聊天
         分鐘
4
和家人連絡感情
         分鐘
5
唸書
         分鐘
6
寫作業
         分鐘
7.
社團、學會等其他社交活動
         分鐘
8
其他:                           
         分鐘
 
其他:                         
         分鐘
所有的生活事項所花費的時間共計        小時       分鐘
佔據自由可運用的時間:            %
 

二、列出自己在大學生涯想完成的目標
有的人會把將行動當成就,以為每天忙來忙去,就是充實的大學生涯。其實「瞎忙」與「充實」只是一線之隔,重要的不是時間本身有沒有被填滿,而是在度過那些時間之後會不會感到遺憾、空虛。

而遺憾、空虛的出現,往往又與自己想完成的事是否已達成有關,所以列出自己在大學生涯想完成的目標,是重要的。目標的設定,長期的、短期的都好;不管如何,若能越具體,則越容易被實踐。諸如,要拿書香獎、要每科都PASS、要通過英檢中高級、要單車環台、要辦個成功的營隊……都可以。
 
而,在下特別提醒的是,雖然課業不是人生唯一存在的目的與價值,但:
各位親愛的大學生,
當你的身份不再是大學生,
所有你在大學想做的事情,也就全盤盡墨,通通失去了實踐的機會。
所以,請務必在目標當中至少設定一個可以讓你繼續擁有大學生身份的課業「低標」。

 

三、決定現在什麼事對自己最重要
時間管理不是讓我們有時間去做更多的事,而是要少做事——停止去做價值低的事,才更有充裕的時間去做更重要的事。這就是為什麼之前最好能先列出自己大學生涯的目標,有了目標,就更容易分辨對現在的自己來說,各類事務究竟孰輕孰重。
然後,我們可以在每天晚上將明天要做的事情,列出一張計畫清單,按照優先順序安排明天的活動,然後將每個事項分別標明ABCDE

  A」級事項是必須立刻完成,否則會有嚴重後果的事情,例如教授下最後通牒一定要交的報告。如果A級事項不只一件,就用A-1A-2A-3標示,A-1就是我們要第一優先處理的事。

  B」級事項是我們必須找個時間去做,但如果現在沒做,也不至於太嚴重,頂多只是讓別人有點不方便、或不太高興而已,例如準時做完和同學約定好要給他的作業內容。原則是當我們還有A級事項未完成前,就不應該越位去做B級事項。

  C」級事項是「可有可無」的事,能做固然很好,不做也沒有關係,例如和朋友聊MSN

  D」級事項是可以授權給別人做的事,這樣我們才有更多時間,去做「只有我們能做的事」。例如,在課業上對某些科目真的感覺困難重重時,要懂得向外求援,請教師長也好補習也好,都比一個人做困獸之鬥好。
自己對自己負責,自己解決自己的問題,這當然是對的,不過,如果若同一個問題已經困擾自己兩三個星期以上,那,對自己真正負責的做法應該是:以能解決這個困擾的方法為優先考量,而不是再浪費更多的時間在這個困擾上!


  E」級事項是我們應該刪除的事。在日常生活中,許多事情只是基於習慣,讓我們不斷重複去做。必須重新檢視是否還需要繼續做?例如,習慣不斷上網查看信箱、留言。


四、學會說「不」,避免成為時間黑洞的犧牲者
時間管理不佳的人,經常都把時間浪費在做沒有必要做的事。因此,我們要學會對這些瑣事說「不」,儘管那是個人過去的習慣,儘管那是別人熱情的邀約,儘管那是大家期望我完成的事,都要堅持說「不」。動搖的時候,可以再提醒自己、再問自己以下這三個問題

  1.對我來說,大學生涯最具價值的目標是什麼?
(所以,如果這件事並不是我在大學生涯想完成的目標,還要花那麼多時間在上面嗎?)
  2.哪些事只有我能做,而且做得好會對我的大學生涯造成影響的?
(所以,如果這件事並不是非我不行,做得好也無助我的大學生涯,那還要做嗎?)
  3.目前我的時間該用在哪裡最有價值?
(所以,如果現在我有更重要更緊急更有價值的事情要去完成,那這件事還要做嗎?)
 


五、改變「拖延」的惡習,拒絕惡性循環
拖延,事實上是為了不想面對。可是,不面對之後,事到臨頭又變成另一種時間的壓力,好不容易趕完了,那種不愉快的感覺,又讓人更想拖延下次要面對相同事件的時間,因拖延惡習形成的惡性循環於是一再上演……

而根據資料,常用的克服拖延之法,有三種:
1.      各個擊破法:
令人不愉快或令人感到困難的事,可以細分為許多件小事,且每次只處理其中的一件,這樣會讓我們更願意去做這件事。例如要去跟教授溝通一個令人感到尷尬的話題(如求情),可以這樣做:
1)瞭解可以與教授聯絡的方式。
2)決定要什麼時間去找教授才恰當。
3)蒐集相關資訊,檢討自己現在的處境。
4)決定到底應該怎麼表達自己的想法。
5)實際行動去找教授。

2.
平衡表法:
在紙的左邊列出拖延的理由,在紙的右邊則列出解決之後的好處。這可以幫助我們看清楚,其實只是情緒在牽絆我們,不是事件本身可以被拖延。

3.
思維方式改變法:
念頭轉個彎,可以幫助我們在大學生涯活得更順心,更願意把拖延的事情早日完成!例如,與其想著「趕報告好痛苦,所以越晚開始越好」;不如把思維方式改為:
  「趕報告好痛苦,所以我要趕快做完它,然後就可以不用再做它了。」
 

六、運用其他的時間管理技巧
1.每次只做一件事
例如,讀書的時間若好友來電,可以告知稍後在回電、唸數學的時候不要惦記著英文作業……
2.可以馬上完成的,便立即去做
例如,教授交代的作業,不論繳交時間,若能立即完成的便可順手馬上完成,如此可以減少時間的開銷。
3.準備好了,再開始完全投入
例如,不清楚教授要什麼作業內容,就先著手去做,結果做錯了又要重做,真慘……
4.規劃做事的流程:
每天可以先規劃一下做事流程,即使是心中演練一遍也可以,這樣時間的運用會更有效率。 
5.避免在精神狀態不佳時處理重要事情:
如果事情做不好又要再重做,其實更浪費時間。
6.善用電子輔助工具:
可以用筆記型電腦、PDA及手機等來記錄行程表、或是提醒應做事項,以提升管理時間的時效。
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